m88体育·半局 | 内刊show 10 【专业分享】合同管理之我见

时间:2020-08-12       作者:

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随着法制体系的逐步完善、法律意识的加强和市场经济的发展,每个单位都少不了大大小小、各式各样的合同。特别是像我们这样的多元化商业地产公司,合同更是多如牛毛,这就决定了合同管理的重要性。

但另一方面,在实际工作中,合同管理的方式却千差百万别,各有不同。即使是经过专业法律教育的人,在管理合同方面也难尽人意。因为合同管理既不仅仅是资料保管,也不单单是流程的动态管理,而涵盖法律专业、技术知识、档案管理和流程管理的交叉性学问。所以,法律专业和档案管理的专业中都没有合同管理这门课程,而在工科专业就更加不会出现“合同管理”这个词语了,大家都需要在实践中去自学成才。

也正因为没有统一的课程和培训,所以现实工作中的合同管理就缺乏固定的规范和标准,每个人都按照各自的理解去对合同进行管理。

合同管理不是档案管理

很多单位,提到合同管理,以为就是那一本本合同的保管和存取,其实大错特错。合同管理最关键的是动态管理,是对合同从签订前、履行中和终止后的管理,涉及到合同的实际履行、合同任务的内部分解、合同的变更、争议的解决等等,文本管理只是其中很少的一部分功能。而且,就算是档案管理,很多人也管理不好,没有编号和分类,不以合同为主线对相关资料进行归口管理。

构成合同的不仅仅是“合同”和“协议”

如果不是法律专业毕业的,很多人只把标有“合同”、“协议”字样的纸张才叫做合同,而把其他形式的实际履行认定为“没有合同”。我就经常听到有人说,某个项目只有传真或会议纪要,都没有合同的。这是不对的,按照合同法和国际惯例,传真、会议纪要甚至连电子邮件都能构成合同。

因此,对“合同”一词要做实质上的理解,而不能只停留于表面。有的甚至只是口头上的商量,其实也已经构成一份合同了,只是对即时合同和小金额合同没有必要纳入正式的合同管理而已。

合同的区分和分类应以标的为标准

合同的区分和分类应以合同标的为标准,而不是按合同主体等其他因素。我看到有人甚至以文本区分,一个文本当成一份合同,连补充协议都单独编号。还有的人,把与同一单位签订的不同的合同都列入同一合同进行编号管理,这也是不正确的。

合同的编号

跟档案管理一样,合同必须要编号。至于编号的规则,可以有所不同,但至少应该考虑以下几个方面: 

1.编号要按序顺延,而不能以签订的日期作编号;

2.考虑到数据库的储存规则,编号中最好不要出现中文;

3.对合同的分类和编号要有预见性,因为分类和编号一旦确定,以后就很难更改了。

合同管理主要是动态管理

合同管理不只是档案管理,它必须是动态管理。对于合同的动态管理,我们可以通过制作统一的表单去实现,从表单即能看出该合同的基本情况和履行情况,而不只是原始的合同文本。

1.合同一经签订,既要组织实施,分解任务,对合同的实质性规定进行交底,督促、提醒相关部门按合同的规定履行职责。合同管理部门往往不是合同履行的业务部门和技术部门,但它又确实是合同履行的积极推动者和组织者。在合同履行中,既要积极行使权利,又要主动履行义务。

2.合同的变更。合同变更可以是任何形式,如果是口头的,应该要及时补充建立书面形式,即使因为实际情况难以让合同对方完备手续,合同管理人也应该要做详细说明。

合同管理的技术运用

可以结合目前的软件对合同进行管理。比如将合同扫描成电子文档以进行保管,利用电子表格的形式建立台账等,把合同管理落实到实处、细处。

以上只是根据个人在合同管理过程中实践经验总结的几点,但实际上的合同管理还不止这些,还得需要我们在合同管理工作中不断开动脑筋、积累经验,整理出适合自身业务实际情况的一套思路并不断完善,实现真正的合同管理。


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